Administración de procesos de negocios: Una ventana abierta

Las organizaciones hoy en día están en una carrera de generar valor, mejorar la calidad, disminuir tiempo y costo de sus productos y servicios con la finalidad de ser competitivas en un mercado evolutivo, en pocas palabras ser eficaz y eficiente. Es por eso deben adoptar una metodología que los ayude a lograr los objetivos de la organización.

En la década de 1990, se introdujo la orientación hacia procesos (Michael, 1990) para lograr una visión holística de una empresa, con los procesos de negocio como el principal instrumento para la organización de las operaciones de una empresa. Orientación a Proceso significa ver una organización como una red o sistema de procesos de negocio. Dicha orientación considera a las tecnologías de la información (TI) como un habilitador clave y así siguió con la introducción de la Administración de procesos de negocio (Business Process Management – BPM) y de sistemas de administración de procesos de negocio (BPMS) como medios para apoyar a la organización.

El Business Process Management (BPM) es un conjunto de métodos, herramientas y tecnologías utilizados para diseñar, representar, analizar y controlar procesos de negocio operacionales, que mejora el rendimiento que combinan las tecnologías de la información con las metodologías de proceso y gobierno, fomentando procesos efectivos, ágiles y transparentes; abarcando personas, sistemas, funciones, negocios, clientes, proveedores y socios (Kiran Garimella, 2008).



Como ya conocemos, en una organización su operación está articulada por procesos de negocio, mismo que se ejecutan de forma horizontal y vertical. Cuando la organización tiene la posibilidad de iniciar con esta disciplina, se topa con una serie de dificultades que propician la decadencia de esta iniciativa en la organización. Es por esto que debe de contar con el apoyo de los altos directivos.

Algunas de las dificultades que se encuentran en la organización pueden ser:
 

  • No tiene procesos estandarizados.
  • Indica que sí tiene procesos documentados – realidad (no los tiene, o están desactualizados).
  • Muestra los procesos documentados – realidad (se opera de una forma distinta a lo documentado).
  • Se presenta resistencia al cambio.
  • Existe poca comunicación y difusión de los procesos.
  • Evitan las revisiones para una mejora continua.
  • No llegan a la automatización de los procesos.


Para la operación de los procesos se establece el ciclo de vida tomando como base lo que W. Edward Deming afirma que, la calidad total requiere de un proceso constante llamado mejoramiento continuo donde la perfección nunca se logra pero siempre se busca. (Deming, 1982) presenta el modelo Kaizen “Cambio – a mejor” el BPM toma esta metodología para establecer su ciclo de vida del proceso de manera continua en inglés PDCA – Plan, Do, Check, Act, se describe a continuación:
 

  • Planificar: Establecer los objetivos y procesos necesarios para obtener los resultados, de conformidad con los requisitos del cliente y las políticas de la organización.
  • Hacer: Implementar procesos para alcanzar los objetivos.
  • Verificar: Realizar seguimiento y medir los procesos  y los productos en relación con las políticas, los objetivos y los requisitos, reportando los resultados alcanzados.
  • Actuar: Realizar acciones para promover la mejora del desempeño del (los) proceso(s). 

 

Debemos considerar que al adoptar esta metodología vienen asociados algunos  cambios como:  
 

  • La dirección es por procesos, no por tareas o por funciones.
  • Se tiene procesos documentados.
  • Se gestionan equipos, no empleados.
  • Se da una visión de cómo ocurren las cosas y quién la ejecuta.
  • Permite establecer indicadores claves de desempeño (Key Performance Indicartors – KPI).
  • Alinea el negocio con la Tecnología de Información – TI.
  • Establece las bases para una automatización de procesos.
  • Se entra en un ciclo de mejora continua.


Finalmente, las ventajas hacia el futuro con la adopción de la metodología Business Process Management son innumerables, sin embargo aquí te presentó sólo algunas: precios competitivos, mejora de la calidad, adiciona buenas prácticas de manufactura, mejora la productividad, disminuye los tiempos de operación, aumenta de la rentabilidad, amplía la satisfacción del cliente, crecimiento de los ingresos, genera nuevas técnicas de mercadeo (marketing), obtiene una ventaja competitiva, genera mayor rendimiento sobre la inversión, impulsa la innovación de productos y servicios,  impulsa la innovación tecnológica y finalmente fomenta la globalización del negocio. En fin, una gama de beneficios disponibles que sólo queda darnos la oportunidad de tomarlos.

Fuentes de información:

Deming, W. E. (1982). Calidad, productividad y competitividad: la salida de la crisis.
Kiran Garimella, M. l. (2008). Introducción a PMN para Dummies. Indianápolis Indiana.
Michael, H. (1990). Reengieneering work: Don´t automate. Harvard Business Review, pages 105-112.

(Artículo publicado originalmente en la revista Develop Network No. 13 en su edición noviembre 2015).

Por José Luis Valeriano López, Consultor Sr. en la Gerencia de Consultoría de INFOTEC. 


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